ရောက်တတ်ရာရာ Excel ကမ္ဘာ (1)


အရင်ဆုံးပြောချင်တာကတော့ ခုရေးတဲ့ ဆောင်းပါးက Excel နဲ့ပတ်သက်ပြီး ရောက်တတ်ရာရာလေးတွေ၊ မှတ်ထားစရာလေးတွေကို ရေးသားဖော်ပြမှာဖြစ်ပါတယ်။ တစ်ချို့အချက်တွေက သိပြီးသူတွေအတွက် ဘာမှမဟုတ်ပေမယ့် တစ်ချို့အချက်အလက်လေးတွေကတော့ ခုမှ Excel ကို စတင်လေ့လာမယ့် မောင်ငယ်၊ ညီမငယ်များအတွက် အသုံးဝင်မယ်လို့ ထင်ပါတယ်။


ခေါင်းစဉ်အတိုင်း ရောက်တတ်ရာရာဖြစ်မယ်ဆိုတာကတော့ (၁၀၀%) အသေအချာပါပဲနော်။


ကဲ စတင်လေ့လာကြရအောင်



(1) Excel မှာ ကိုယ်ရောက်ချင်တဲ့ Shortcut တွေကို အမြန်ဆုံးနည်းနဲ့ ဘယ်လိုအသုံးပြုလို့ရပါသလဲ။
အလွယ်ကူဆုံးကတော့ (F10) ကို အရင်ဆုံးနှိပ်လိုက်ပါ။ (ဒီ shortcut ကို အသုံးမပြုခင်မှာတော့ ဘယ် Menu အောက်မှာ ဘာ Function ရှိတယ်ဆိုတာကို အနည်းငယ် သိရှိထားဖို့လိုပါတယ်။ ဥပမာ Home Menu အောက်မှာဆို စာလုံးအရွယ်အစား၊ ပုံစံ၊ အရောင် . . . အစရှိသဖြင့်ပေါ့)အဲဒီလိုဆိုရင်တော့ ခုအောက်မှာဖော်ပြထားတဲ့ပုံအတိုင်း မြင်တွေ့ရမှာပါ။



File Menu ကို(F), Home Menu ကို (M), Insert Menu ကို (N) . . . .အစရှိသဖြင့် အတိုကောက်စကားလုံးလေးတွေကို ရေးပေးထားပါတယ်။ ဥပမာအနနဲ့ ကိုယ်ရိုက်ထားတဲ့စာပိုဒ်ကို (A-Z) Sorting စီချင်တယ်ဆိုပါဆို့။ Sorting က Data Menu အောက်မှာရှိတာပါ။ အဲ့ဒီ့အတွက် ကိုယ် sorting စီမယ့် စာပုဒ်ကို selection ပေး။ F10 နှိပ်၊ A ကိုနှိပ်၊ Sorting ကို (SS) လို့ ကိုယ်စားပြုတယ်လို့ ထပ်မံ ညွှန်းထားတာကို တွေ့ရပါလိမ့်မယ်။ အဲ့ဒါဆိုရင် S ကို နှစ်ကြိမ် နှိပ်လိုက်ပါ။ ဒါဆိုရင်တော့ sorting စီတဲ့နေရာကိုရောက်သွားမှာပဲဖြစ်ပါတယ်။


နောက်ဥပမာတစ်ခုအနေနဲ့ ကိုယ်စာရိုက်ထားတဲ့ စာကြောင်းကို Fill Color ထည့်ချင်တယ်ဆိုပါဆို။ Font နဲ့ပတ်သက်တဲ့ Function တွေက Home Menu အောက်မှာရှိတာပါ။ အဲ့ဒီ့အတွက် ကိုယ် အရောင်ပြောင်းချင်တဲ့ Cell အကွက်ကို Selection ပေး - F10 နှိပ်- H ကိုနှိပ် - Fill Colour က (H) ကိုနှိပ်လိုက်ရင် အရောင်ကိုရွေးချယ်လို့ရတဲ့ Color Box ကျလာမှာဖြစ်ပါတယ်။


(2) Home menu အောက်မှာရှိတဲ့ Format Painter ဆိုတဲ့ Function က ဘာကိုအသုံးပြုတာလဲ?


ဥပမာဆိုပါစို့ ကိုယ်က စာလုံးတစ်လုံးကို ရိုက်ထားတယ်။ အဲ့ဒီစာလုံးကို စာလုံးဆိုဒ်ကြီး (Font Size Increase), Bold လုပ်၊ အရောင်ပြောင်း . . . အစရှိသဖြင့် ကိုယ်အလိုရှိသလိုပြောင်းထားတယ်။ နောက်ထပ်အသစ်ထပ်ရိုက်ထာတဲ့ စာလုံးကိုလည်း အဲ့ဒီ ပုံစံအတိုင်း တစ်ထပ်ထဲကျအောင် ပြုပြင်ပြောင်းလဲချင်တယ်ဆိုရင် . . .ကိုယ့်စိတ်ကြိုက်ပြောင်းလဲထားတဲ့ စာလုံးပေါ်မှာ Click – Home menu အောက်က Format Painter ကိုနှိပ် (Brush ပုံလေးပေါ်လာပါမယ်) - ကိုယ်ပြောင်းချင်တဲ့စာလုံးပေါ်ကို Click နှိပ်လိုက်ပါ။ ဒါဆိုရင်တော့ ကိုယ်အလိုရှိတဲ့ပုံစံအတိုင်း ပြောင်းသွားပါလိမ့်မယ်


(3) စာလုံးတွေကို ကိုယ့်စိတ်ကြိုက် အကြီး၊ အသေး ပုံစံပြောင်းမယ်
စာလုံးအသေးမှ အကြီးပြောင်းရန်
စာလုံးတွေကိုအသေးတွေနဲ့ရိုက်ထားတယ် (e.g. learning excel) အကြီးပြောင်းချယ်ဆိုရင် သူ့ရဲ့ဘေးအကွက် ((သို့) မိမိစိတ်ကြိုက်နေရာမှာ Click) လုပ်၊ စာလုံးအသေးကနေ အကြီးပြောင်းချင်တယ်ဆိုရင် ဖော်မြူလာ အနေနဲ့ “=upper” လို့ရိုက် (မျက်တောင်အဖွင့်အပိတ် ထည့်ရိုက်စရာမလိုပါ) Enter ခေါက်


စာလုံးအကြီးမှ အသေးပြောင်းရန်
စာလုံးတွေကိုအကြီးတွေနဲ့ရိုက်ထားတယ် (e.g. LEARNING EXCEL) အသေးပြောင်းချယ်ဆိုရင် သူ့ရဲ့ဘေးအကွက် ((သို့) မိမိစိတ်ကြိုက်နေရာမှာ Click) လုပ်၊ ရင် ဖော်မြူလာ အနေနဲ့ “=lower” လို့ရိုက် (မျက်တောင်အဖွင့်အပိတ် ထည့်ရိုက်စရာမလိုပါ) Enter ခေါက်



စာကြောင်းပုံစံပြောင်းချင်တယ်ဆိုရင်တော့ ဖော်မြူလာအနေနဲ့ “=proper” လို့ရိုက်ရမှာပဲဖြစ်ပါတယ်။


ဒီလိုတွေ စာလုံးအကြီးအသေးတွေပြောင်းလိုက်တယ်ဆိုရင် ပြောင်းလိုက်တဲ့စာလုံးတွေက စာအဖြစ်နဲ့ရှိနေတာမဟုတ်ဘဲ formula အနေနဲ့ပြောင်းသွားတာကို တွေ့ရပါလိမ့်မယ်။ (ဥပမာ -အမြင်မှာ learning English ဖြစ်နေပေမယ့် တကယ့်မှာတော့ “=PROPER(I15)” ဆိုတာမျိုးဖြစ်နေမှာပါ)။ အဲ့ဒီလို Formula တွေကို စာအဖြစ် ပြောင်းချင်တယ်ဆိုရင်
ကိုယ်ပြောင်းမယ့်စာကို Select မှတ် Copy ကူး - Right Click နှိပ် - Paste Special ကို ရွေး - Value ကိုရွေး - OK နှိပ်


(4) ခုရောက်နေတဲ့ရက်ကို သိချင်ရင် (Ctrl+:) ကိုနှိပ်ပါ။


(5) ခုရောက်နေတဲ့ အချိန်ကို သိချင်ရင် (Ctrol+Shift+:) ကိုနှိပ်ပါ။



(6) ဒေါင်လိုက် (Column) တစ်ခုလုံးကို Selection လုပ်ချင်ရင် (Ctrl + Space)



(7) အလျားလိုက် (Horizonal) တစ်ခုလုံးကို Selection လုပ်ချင်ရင် (Shift + Space)



(8) ကိုယ်လိုချင်တဲ့ Cell တွေကို သီးသန့်ရွေးပြီး Selection လုပ်ချင်ရင် (Ctrl + Click)
e.g.



ခုရိုက်ထားတဲ့ (aadf) ဆိုတဲ့စာလုံးတွေကို ခု select ပေးထားတဲ့ cell ကွက်တွေထဲ ဖြည့်ချင်တယ်ဆိုရင် aadf ဆိုတဲ့စာကို select ပေး - copy ကူး - ကိုယ်လိုချင်တဲ့နေရာတွေကို Ctrl+Click နဲ့ select မှတ် - အားလုံးပြီးသွားရင် enter ခေါက်ပါ။



ရောက်တတ်ရာရာ Excel ကမ္ဘာ (1)


အရင်ဆုံးပြောချင်တာကတော့ ခုရေးတဲ့ ဆောင်းပါးက Excel နဲ့ပတ်သက်ပြီး ရောက်တတ်ရာရာလေးတွေ၊ မှတ်ထားစရာလေးတွေကို ရေးသားဖော်ပြမှာဖြစ်ပါတယ်။ တစ်ချို့အချက်တွေက သိပြီးသူတွေအတွက် ဘာမှမဟုတ်ပေမယ့် တစ်ချို့အချက်အလက်လေးတွေကတော့ ခုမှ Excel ကို စတင်လေ့လာမယ့် မောင်ငယ်၊ ညီမငယ်များအတွက် အသုံးဝင်မယ်လို့ ထင်ပါတယ်။


ခေါင်းစဉ်အတိုင်း ရောက်တတ်ရာရာဖြစ်မယ်ဆိုတာကတော့ (၁၀၀%) အသေအချာပါပဲနော်။


ကဲ စတင်လေ့လာကြရအောင်



(1) Excel မှာ ကိုယ်ရောက်ချင်တဲ့ Shortcut တွေကို အမြန်ဆုံးနည်းနဲ့ ဘယ်လိုအသုံးပြုလို့ရပါသလဲ။
အလွယ်ကူဆုံးကတော့ (F10) ကို အရင်ဆုံးနှိပ်လိုက်ပါ။ (ဒီ shortcut ကို အသုံးမပြုခင်မှာတော့ ဘယ် Menu အောက်မှာ ဘာ Function ရှိတယ်ဆိုတာကို အနည်းငယ် သိရှိထားဖို့လိုပါတယ်။ ဥပမာ Home Menu အောက်မှာဆို စာလုံးအရွယ်အစား၊ ပုံစံ၊ အရောင် . . . အစရှိသဖြင့်ပေါ့)
အဲဒီလိုဆိုရင်တော့ ခုအောက်မှာဖော်ပြထားတဲ့ပုံအတိုင်း မြင်တွေ့ရမှာပါ။



File Menu ကို(F), Home Menu ကို (M), Insert Menu ကို (N) . . . .အစရှိသဖြင့် အတိုကောက်စကားလုံးလေးတွေကို ရေးပေးထားပါတယ်။ ဥပမာအနနဲ့ ကိုယ်ရိုက်ထားတဲ့စာပိုဒ်ကို (A-Z) Sorting စီချင်တယ်ဆိုပါဆို့။ Sorting က Data Menu အောက်မှာရှိတာပါ။ အဲ့ဒီအတွက် ကိုယ် sorting စီမယ့် စာပုဒ်ကို selection ပေး။ F10 နှိပ်၊ A ကိုနှိပ်၊ Sorting ကို (SS) လို့ ကိုယ်စားပြုတယ်လို့ ထပ်မံ ညွှန်းထားတာကို တွေ့ရပါလိမ့်မယ်။ အဲ့ဒါဆိုရင် S ကို နှစ်ကြိမ် နှိပ်လိုက်ပါ။ ဒါဆိုရင်တော့ sorting စီတဲ့နေရာကိုရောက်သွားမှာပဲဖြစ်ပါတယ်။


နောက်ဥပမာတစ်ခုအနေနဲ့ ကိုယ်စာရိုက်ထားတဲ့ စာကြောင်းကို Fill Color ထည့်ချင်တယ်ဆိုပါဆို။ Font နဲ့ပတ်သက်တဲ့ Function တွေက Home Menu အောက်မှာရှိတာပါ။ အဲ့ဒီအတွက် ကိုယ် အရောင်ပြောင်းချင်တဲ့ Cell အကွက်ကို Selection ပေး - F10 နှိပ်- H ကိုနှိပ် - Fill Colour က (H) ကိုနှိပ်လိုက်ရင် အရောင်ကိုရွေးချယ်လို့ရတဲ့ Color Box ကျလာမှာဖြစ်ပါတယ်။


(2) Home menu အောက်မှာရှိတဲ့ Format Painter ဆိုတဲ့ Function က ဘာကိုအသုံးပြုတာလဲ?




ဥပမာဆိုပါစို့ ကိုယ်က စာလုံးတစ်လုံးကို ရိုက်ထားတယ်။ အဲ့ဒီစာလုံးကို စာလုံးဆိုဒ်ကြီး (Font Size Increase), Bold လုပ်၊ အရောင်ပြောင်း . . . အစရှိသဖြင့် ကိုယ်အလိုရှိသလိုပြောင်းထားတယ်။ နောက်ထပ်အသစ်ထပ်ရိုက်ထာတဲ့ စာလုံးကိုလည်း အဲ့ဒီ ပုံစံအတိုင်း တစ်ထပ်ထဲကျအောင် ပြုပြင်ပြောင်းလဲချင်တယ်ဆိုရင် . . .ကိုယ့်စိတ်ကြိုက်ပြောင်းလဲထားတဲ့ စာလုံးပေါ်မှာ Click – Home menu အောက်က Format Painter ကိုနှိပ် (Brush ပုံလေးပေါ်လာပါမယ်) - ကိုယ်ပြောင်းချင်တဲ့စာလုံးပေါ်ကို Click နှိပ်လိုက်ပါ။ ဒါဆိုရင်တော့ ကိုယ်အလိုရှိတဲ့ပုံစံအတိုင်း ပြောင်းသွားပါလိမ့်မယ်


(3) စာလုံးတွေကို ကိုယ့်စိတ်ကြိုက် အကြီး၊ အသေး ပုံစံပြောင်းမယ်
စာလုံးအသေးမှ အကြီးပြောင်းရန်
စာလုံးတွေကိုအသေးတွေနဲ့ရိုက်ထားတယ် (e.g. learning excel) အကြီးပြောင်းချယ်ဆိုရင် သူ့ရဲ့ဘေးအကွက် ((သို့) မိမိစိတ်ကြိုက်နေရာမှာ Click) လုပ်၊ စာလုံးအသေးကနေ အကြီးပြောင်းချင်တယ်ဆိုရင် ဖော်မြူလာ အနေနဲ့ “=upper” လို့ရိုက် (မျက်တောင်အဖွင့်အပိတ် ထည့်ရိုက်စရာမလိုပါ) Enter ခေါက်


စာလုံးအကြီးမှ အသေးပြောင်းရန်
စာလုံးတွေကိုအကြီးတွေနဲ့ရိုက်ထားတယ် (e.g. LEARNING EXCEL) အသေးပြောင်းချယ်ဆိုရင် သူ့ရဲ့ဘေးအကွက် ((သို့) မိမိစိတ်ကြိုက်နေရာမှာ Click) လုပ်၊ ရင် ဖော်မြူလာ အနေနဲ့ “=lower” လို့ရိုက် (မျက်တောင်အဖွင့်အပိတ် ထည့်ရိုက်စရာမလိုပါ) Enter ခေါက်



စာကြောင်းပုံစံပြောင်းချင်တယ်ဆိုရင်တော့ ေဖာ်မြူလာအနေနဲ့ “=proper” လို့ရိုက်ရမှာပဲဖြစ်ပါတယ်။


ဒီလိုတွေ စာလုံးအကြီးအသေးတွေပြောင်းလိုက်တယ်ဆိုရင် ပြောင်းလိုက်တဲ့စာလုံးတွေက စာအဖြစ်နဲ့ရှိနေတာမဟုတ်ဘဲ formula အနေနဲ့ပြောင်းသွားတာကို တွေ့ရပါလိမ့်မယ်။ (ဥပမာ -အမြင်မှာ learning English ဖြစ်နေပေမယ့် တကယ့်မှာတော့ “=PROPER(I15)” ဆိုတာမျိုးဖြစ်နေမှာပါ)။ အဲ့ဒီလို Formula တွေကို စာအဖြစ် ပြောင်းချင်တယ်ဆိုရင်


ကိုယ်ပြောင်းမယ့်စာကို Select မှတ် Copy ကူး - Right Click နှိပ် - Paste Special ကို ရွေး - Value ကိုရွေး - OK နှိပ်


(4) ခုရောက်နေတဲ့ရက်ကို သိချင်ရင် (Ctrl+:) ကိုနှိပ်ပါ။



(5) ခုရောက်နေတဲ့ အချိန်ကို သိချင်ရင် (Ctrol+Shift+:) ကိုနှိပ်ပါ။



(6) ဒေါင်လိုက် (Column) တစ်ခုလုံးကို Selection လုပ်ချင်ရင် (Ctrl + Space)



(7) အလျားလိုက် (Horizonal) တစ်ခုလုံးကို Selection လုပ်ချင်ရင် (Shift + Space)



(8) ကိုယ်လိုချင်တဲ့ Cell တွေကို သီးသန့်ရွေးပြီး Selection လုပ်ချင်ရင် (Ctrl + Click)



e.g.



ခုရိုက်ထားတဲ့ (aadf) ဆိုတဲ့စာလုံးတွေကို ခု select ပေးထားတဲ့ cell ကွက်တွေထဲ ဖြည့်ချင်တယ်ဆိုရင် aadf ဆိုတဲ့စာကို select ပေး - copy ကူး - ကိုယ်လိုချင်တဲ့နေရာတွေကို Ctrl+Click နဲ့ select မှတ် - အားလုံးပြီးသွားရင် enter ခေါက်ပါ။